Учебник 4CDTO О цифровизации и цифровой трансформации
- Автор: Кирюшин Сергей, Борисов Евгений
- Год: 2020
- Язык: русский
- Жанр: Бизнес
Электронная книга - «Учебник 4CDTO О цифровизации и цифровой трансформации». Краткое содержание книги:
В марте 2020 г. Ricoh объявила о превращении из производителя офисного оборудования в поставщика цифровых услуг. Мы считаем, что поставщик цифровых услуг — это компания, которая поддерживает внедрение новых методов работы, способствующих развитию творческих способностей сотрудников. Поэтому мы предлагаем услуги построения эффективной ИТ-инфраструктуры рабочего пространства, предусматривающие цифровизацию и автоматизацию бизнес-процессов.
Началом процесса трансформации бизнес-процессов стало внедрение клиент-серверного ПО Lotus Notes. Чтобы повысить эффективность вычислительной среды конечных пользователей (EUC), которая является основным преимуществом Lotus Notes, мы создали пространство, позволяющее сотрудникам формировать базы данных Lotus Notes, и максимально автоматизировали все рутинные операции. Этот процесс не ограничивается оптимизацией работы каждого конкретного отдела, а предусматривает централизованное взаимодействие всех бизнес-групп в рамках баз данных Notes, направленное на повышение эффективности компании в целом. Сейчас общее количество баз данных Notes во всех филиалах Ricoh превышает 130 000.
Корпоративная культура цифровизации локальных рабочих процессов предполагает применение RPA-технологий при участии всех сотрудников и является элементом философии «Кайдзен», которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни. Всем известно, что люди, которые часто сталкиваются с серьезными проблемами, имеют самый богатый опыт в их решении. Именно сотрудники, а не ИТ-отдел, начинают предпринимать шаги по оптимизации бизнес-процессов и самостоятельно создавать системы в поисках возможности автоматизации устройств.
Один из ярких примеров — отдел обеспечения качества Ricoh, сотрудники которого автоматизировали процесс испытаний электрических и электронных деталей на воспламенение и термостойкость. Это довольно сложная и времязатратная процедура. Благодаря комбинации измерительных приборов и RPA-системы теперь операции контроля температурных изменений, повышения силы тока и напряжения, а также фиксации результатов испытаний выполняются автоматически. Участие человека в процессе тестирования сократилось с 60 до 2(!) минут, а сотрудники смогли сосредоточиться на решении более важных и интересных задач.
Стоит отметить, что мы проанализировали результаты внедрения вычислительной среды конечных пользователей Lotus Notes и применили успешные находки при развертывании RPA-систем, а именно: 1) проверка и согласование бизнес-процессов с целью их оптимизации вместо простого внедрения RPA; 2) использование системы сертификации и поддержка других отделов авторами RPA-системы с целью совершенствования своих навыков и предотвращения дублирования процессов в разных отделах; 3) перенаправление усилий сотрудников, нагрузка которых снизилась после внедрения RPA-системы, на решение различных внутренних и внешних задач.
В управлении нашей компанией нисходящий подход сочетается с восходящим, в рамках которого проектная группа под прямым контролем генерального директора группы компаний Ricoh Джейка Ямашита играет ключевую роль в построении систем и поддержку локальных инициатив по усовершенствованию. При этом г-н Ямашита информирует всех сотрудников о предстоящих целях и задачах. Мы всеми силами пропагандируем и активно приветствуем инициативность и вовлеченность сотрудников, создавая условия для обучения и повышения квалификации, организуя обмен историями успеха и предлагая информационные ресурсы на веб-порталах компании. Мы знаем, что мероприятия по оптимизации, проводимые отдельными структурными подразделениями только в рамках восходящего подхода, приведут к операционной и кадровой перегрузке, а в результате — неудачному внедрению RPA-системы.
Более того, в этом случае доступ к ключевым для бизнеса данным недоступен для сотрудников других отделов, что негативно сказывается на деятельности компании. Чтобы избежать подобного развития событий, мы решили интегрировать нисходящий подход и пересмотреть бизнес-процессы во всех филиалах компании, что позволило оптимизировать их работу с помощью систем роботизированной автоматизации. Сейчас в нашей компании задействовано свыше 570 RPA-процессов и только на предприятиях в Японии и Китае экономия составила порядка 130 000 человеко-часов.