Я руководитель отдела
- Автор: Панкратова Валентина
- Год: 2021
- Язык: русский
- Жанр: Маркетинг и реклама
Электронная книга - «Я руководитель отдела». Краткое содержание книги:
Эти и многие другие вопросы встают перед молодым руководителем. Ответы приходят с опытом, которого на начальном этапе катастрофически не хватает.
Данная книга может пригодиться как молодым, так и опытным руководителям.
Например, к нам иногда приходили люди по совершенно пустяшным с юридической точки зрения вопросам, но в силу своих личных качеств настолько усложняли их решение, что приходилось вмешиваться мне. Я всегда предупреждала девочек, что если они чувствуют, что работник отнимает у них слишком много времени или выводит их из состояния равновесия, то им следует перенаправлять такого деятеля на меня. В силу возраста / должности / характера я ко взаимному удовлетворению гораздо быстрее объясняла / ставила на место такого поглотителя времени, давая возможность девочкам дальше спокойно работать. Кстати, позже я стала замечать, что иногда они вполне успешно применяли мои приемы вежливого общения.
Также я брала на себя обдумывание сложных вопросов, когда они возникали впервые. Я разрабатывала алгоритм / формат, которого потом все придерживались.
Это же касалось взаимодействия со смежными подразделениями. Мы сначала внутри договаривались, как нам удобнее взаимодействовать со смежниками, потом девочки транслировали коллегам-смежникам. Если наше предложение не встречало одобрения, тогда в дело вступала я, не позволяя подчиненным тратить свое время, а также портить отношения с бухгалтерией, канцелярией, рекрутерами, безопасностью и т.д.
– Контроль за ошибками. Как я уже писала выше, это ни в коем случае не должно быть показным. Необходимы маркеры, которые не мешают людям работать. В каждом виде деятельности они свои. Например, я, увидев одну и туже ошибку хотя бы три раза, сразу ставила себе в работу ежемесячное формирование из программы отчета, в котором этот косяк становился бы явным.
Например, ошибка при внесении в программу зарплаты. Поскольку у нас были электронные согласования, то я снимала отчет из программы по согласованиям и отчет из кадровой программы. Далее простым сравнением в Excel убеждалась, что все оклады в обоих отчетах совпадают. Точно также с должностью и подразделением. Естественно, самый лучший вариант – это загружать данные из одной программы в другую. Но это тема автоматизации, а не контроля.
Для вылавливания обычной забывчивости при внесении данных в программу я снимала отчет со всеми значимыми полями и обращала внимание на пустые клетки.
Перечислять отчеты нет смысла, т.к. все работают в разных программах, в разной степени доработанных под нужды Компаний.
– Защита своих работников. Даже если дама ввергала меня в какую-нибудь пренеприятнейшую ситуацию, то, как бы мне не хотелось отойти в сторону и с ужасом сказать: «Это не я, это все вот та идиотка», естественно, я этого не делала. Отвечать, а иногда и исправлять чужие ошибки, приходилось мне.
Если ляпы отдела вдруг выходили за пределы кабинета, то о том, кто конкретно из моих работников напортачил, мой руководитель никогда не знал. И, зная мои принципы, даже и не докапывался. Хотя не всегда все зависело от меня. Например, как-то раз девочка отнесла секретарю Генерального директора никем не проверенные документы. Конкретно в этом случае скрыть её имя, фамилию я не смогла – секретари сдали. И тем не менее, ответственность за то, что мой работник полетела к Генеральному с «пустыми» (без виз) бумажками, была на мне. Это же я плохо объяснила ей, в каком виде необходимо отдавать документы верхнему руководству.
Думаю, что со всеми неприятностями надо разбираться только внутри подразделения. Мы всегда обсуждали на посиделках, что именно было причиной того или иного сбоя, как исправить ошибку / промах с минимальным ущербом для Компании и как устранить причину ошибки, чтобы не было повтора.
Работникам необходимо знать, что при случайном сбое, или даже если они будут виноваты, а особенно, когда они не слишком виноваты, им не грозит вызов на ковер к директору департамента и полоскание мордой об стол. Поэтому, надеюсь, у моих не было смертельного страха признаться в ошибке. Страха, который заставляет работников скрывать что-то неправильное до тех пор, пока не рванет.
Заключение
Пожалуй, на этом все. Уверена, что многие начальники отделов не согласятся с какими-то моими утверждениями. Это нормально. У каждого свой опыт, характер, «среда обитания».
Буду искренне рада, если данная книга кому-то пригодится. Я сознательно не писала подробности о процессах и автоматизации, потому что эти вещи подстраиваются индивидуально под каждую Компанию.