Я руководитель отдела
- Автор: Панкратова Валентина
- Год: 2021
- Язык: русский
- Жанр: Маркетинг и реклама
Электронная книга - «Я руководитель отдела». Краткое содержание книги:
Эти и многие другие вопросы встают перед молодым руководителем. Ответы приходят с опытом, которого на начальном этапе катастрофически не хватает.
Данная книга может пригодиться как молодым, так и опытным руководителям.
– Распределение обязанностей. Можно отметить, что распределение обязанностей по направлениям работы также является элементом оптимизации кадровых процессов, позволяющее кадровикам более глубоко погружаться в специфические вопросы. Логика такова – чем меньше видов решаемых вопросов, тем меньше работнику придется тратить время на переключение с одной темы на другую, тем глубже он погрузится в решаемые вопросы и меньше сделает ошибок.
– Рассадка работников. Когда нам позволила площадь кабинета, девочки стали меняться не только участками, но и рабочими местами. Работники, занимающиеся ЦО (прием, увольнение…) и Архивом (справки, копии, ознакомление…), садились за ближайшие ко входу столы, чтобы было удобнее общаться с работниками. Т.е. в начале каждого месяца две дамы из менялись друг с другом местами. Такое физическое движение, к тому же, не позволяло девочкам «врастать» в свои места ненужными вещами, ведь каждый раз, садясь на новое место, девочки полностью опустошали свои тумбы и все лишнее выбрасывали.
– Расстановка техники. Никто не подсчитывал, сколько времени работники тратят на походы к принтерам / копирам / сканерам? А если там еще и очередь? В частности, у нас на шестерых работников (начальник, заместитель и четыре функциональных кадровика) было два принтера / копира / сканера. Сидели рядом с ними ЦО и Архив, имеющие самое большое количество печатных документов. Кстати, наличие двух принтеров позволяло и принимать одновременно по два работка (Архив вставал на помощь ЦО), и делать большое количество копий / сканов по запросам, правда не спасало от очередей. Все-таки, количество бумаги в кадрах зашкаливает.
Недавно в МФЦ увидела настольные индивидуальные сканеры, больше похожие на настольные лампы. Шикарная вещь! Рекомендую.
Обучаем новому – методология
Методология – наверное самое слабое место.
Когда завершается очередная доработка, влияющая на деятельность работников всей Компании, как в приведенных примерах с учетом рабочего времени или предоставлением отпусков, естественно, Отделом кадров сразу же подготавливаются локальные нормативные акты, утверждающие приказы и методические схемы, наглядно разъясняющие работникам, как пользоваться.
Но когда завершается доработка, влияющая только на деятельность Отдела кадров, а таких большинство, то до методических материалов руки зачастую не доходят. Работник, на чьем участке произошло изменение, обкатывает его, а потом передает свой опыт следующему – устное народное творчество. И передавая дела на третий месяц, специалист уже не воспринимает его как нечто, о чем необходимо рассказать коллеге.
Первой проблемой, связанной с четырехмесячным циклом смены участков, оказались болезни и отпуска. Пропустив пару недель на работе, девочки лишь слегка задевали нововведения на своем участке, а потом, вернувшись на него через три месяца забывали про новинки и продолжали работать по-старому. И хорошо, если мы сразу это замечали, пару раз приходилось основательно браться за переделку и исправление. Одна девочка с завидной регулярностью пропускала один и тот же участок – то болела, то в отпуск уходила. Её ошибки вылезли чуть ли не через год после ввода нового порядка работы.
Второй большой проблемой была адаптация новых работников. Последние годы кадровая программа была настолько переработана, что принимаемые специалисты, работавшие в стандартной программе по несколько лет, совершенно не ориентировались в нашей. Им приходилось заново изучать программу.
Ну а третья проблема – рядовая забывчивость и невнимательность. Иногда девочки забывали и переходили на другой алгоритм работы. Рано или поздно это обнаруживалось и начинались выяснялки, кто прав. А посмотреть исходные договоренности было негде.
В итоге, мы пришли к пониманию, что все-таки надо записывать не только доработки к программе, но все изменения в наших процедурах.
Итак, какие образовательные штучки мы использовали помимо устных разъяснений.
– Разъяснительное письмо в электронной почте – это самое оперативное действие. Обычно я писала его сама. Мы все сделали себе в почте папки «Правила работы» для складирования разъяснительных писем. Там были и вопросы как снять новый отчет, как по-новому распределяются обязанности между участками, новое в законодательстве и как мы это оформляем, схемы для работы в программе и много другое, что я считала необходимым зафиксировать.