Якщо для виконання першочергової дії потрібно більше двох хвилин, спитайте себе, чи ви впораєтеся з нею краще за інших. Якщо ні, передоручіть виконання потрібній людині.
Делегують завдання не завжди підлеглим. Ви можете вирішити: «З цим краще впорається служба підтримки», «Це потрібно показати керівникові» чи «Для цього мені знадобиться думка партнера».
Передоручити справу можна у будь-який із наступних способів:
• надіслати електронного листа;
• відправити виконавцю документи із запискою;
• надіслати текстове повідомлення чи скористатися голосовою поштою;
• додати це в список речей, які ви обговорюватимете з потрібною людиною під час зустрічі;
• поговорити з виконавцем безпосередньо або по телефону чи з допомогою sms-повідомлення.
Хоча спрацює будь-який з цих варіантів, я б радив (за деяких винятків) їх саме в такому порядку, згори донизу. Електронний лист — це найшвидший спосіб у цій системі; лист залишається у «Надісланих»; адресат може опрацьовувати його, як йому зручно. Записки йдуть наступними, тому що вони теж потрапляють до системи виконавця негайно, і він матиме фізичне нагадування про потрібну дію. Якщо ви передаєте паперові матеріали, письмова комунікація найдоцільніша у цьому випадку. І так само, як і з електронною поштою, людина, якій доручили завдання, може виконати його за власним графіком. Голосова пошта може бути ефективною, і багато професіоналів нею користуються. Недоліком є те, що потрібно відстеження як з вашого боку, так і з боку одержувача, а сказане не обов’язково буде почутим. Текстові ж повідомлення бувають недоладними і загадковими. Далі йде розмова з потрібного людиною, запланована на час наступної зустрічі. Часом це буває необхідно через делікатність теми чи завелику кількість деталей справи. Але на таку розмову потрібно чекати, поки зустріч не відбудеться. І найменш бажаний варіант — це переривати те, чим ви і потрібна людина зайняті на даний момент для розмови про завдання. Звісно, тут грає роль негайність, але заразом створюються перешкоди у робочому процесі обох сторін, до того ж існує такий же недолік, як і у варіанті з голосовою поштою: відсутність письмового запису.
Відстеження переданої справи. Якщо ви делегуєте справу іншій людині і турбуєтеся про результат її виконання, потрібно відстежувати справу. Коли ви познайомитеся у наступному розділі з процесом організації, ви побачите, що значною ділянкою в управлінні є очікування.
Коли ви налаштуєте власну систему, передоручені завдання, які відстежується, виглядатимуть як список в блокноті, папка з окремими аркушами для кожного завдання або список під назвою «Очікую на» в цифровому форматі. Поки ж, за умови, що у вас ще немає надійної системи, напишіть на аркуші паперу «Очікую на відповідь від Боба» і покладіть його до стосу відкладених документів або в лоток, вміст якого ви згодом опрацюєте.
Що, коли питанням вже займаються? У наведеному вище прикладі про очікування документів для сплати податків, першочергова дія виконуватиметься не вами. Але навіть у цьому випадку вам варто відстежувати її виконання, як ніби це передоручене завдання чи те, на що ви очікуєте. На папері з написом «Сплатити податки» допишіть щось на зразок «Очікую на податкові документи від Acme Trust» і покладіть його до відкладених документів.
Важливо на всьому, що ви передаєте на виконання іншим, зазначати дату. З усіх категорій вашої системи це є найбільш вирішальним, коли потрібно слідкувати за кимось або чим-небудь. Скориставшись декілька разів цією інформацією («Але ж я дзвонив і замовляв це ще 12 березня»), ви зрозумієте, чому це варто зробити життєвою звичкою.
Відкладіть
Скоріше за все, більшість наступних дій щодо сукупності ваших справ потрібно буде виконувати саме вам і це займе більше двох хвилин. Дзвінок покупцеві; електронний лист вашій команді, для написання якого потрібно поміркувати і накидати чернетку; подарунок братові, який треба вибрати в спортивному магазині; цифровий додаток, що необхідно завантажити з інтернету і потестити; розмова з чоловіком/дружиною про школу, до якої ви збираєтеся віддати дочку, — все це дії такого типу.
Ці дії потрібно десь записати, а потім розсортувати у відповідні категорії, щоб ви могли повернутися до них за необхідності. Поки що наклейте наліпки із зазначеними на них діями на аркуші паперу в лотку і покладіть їх на стос паперів із відкладеними справами, які ви вже опрацювали.
Незавершені справи, які залишилися
Якщо ви дотримуєтесь інструкцій, поданих у цьому розділі, то позбудетеся купи справ і завершите низку необхідних завдань, виконаєте багато двохвилинних дій і чимало справ віддасте для виконання іншим. Ви також впораєтеся зі стосом справ, у межах яких вам потрібно виконувати дії, — невдовзі, колись чи до певної дати, сюди входить і нагадування про справи, виконання яких ви чекаєте від інших людей. Ця група — «Незавершені справи» — складається з дій, які ви делегували або відклали. Їх потрібно організувати в певний спосіб у вашій особистій системі, і цю тему я крок за кроком розкрию в наступному розділі.
Ідентифікація проектів, які ви маєте
Останній крок на шляху до завершення поточних справ потребує переключення уваги з окремих дій до більш загальної картини — ваших проектів.
