Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу
- Автор: Аллен Дэвид
- Год: 2018
- Язык: украинский
- ISBN: 978-617-7535-61-3
- Переводчик: К. Козачук
- Жанр: Прочее научное
Электронная книга - «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». Краткое содержание книги:
Книга розрахована на широку читацьку аудиторію, але насамперед зацікавить тих читачів, які потерпають від надмірного навантаження на роботі.
Деякі спеціалісти (наприклад, адвокати) продовжують працювати зі значним обсягом друкованих матеріалів, і хоча більшість цих документів можна створити й використати у цифровій формі, взаємодія з документом у фізичному вигляді все ще залишається найкращим способом його опрацювання. У таких випадках на додаток до лотка чи коробки «Читання/перегляд» варто завести категорію «Перегляд/відповідь» для ретельнішого читання, яке потребує іншого кута зору.
Доцільно мати під рукою організований матеріал для читання, коли ви збираєтеся на зустріч, яка починається пізно, на семінар з перервою, до дантиста, де, можливо, доведеться зачекати, чи, звичайно, якщо вам належить добиратися кудись потягом або діставатися літаком. Усе це — чудові можливості потроху працювати шляхом такого читання. Люди, які не організовують свій матеріал з категорії «Читання/перегляд», можуть втратити чимало часу, бо життя сповнене маленькими непередбачуваними «вікнами», якими можна скористатися.
Враховуючи обсяги цифрової вхідної інформації, яку ми отримуємо і яка містить дані для читання й перегляду, причому велика її частина насправді неважлива для нашої роботи або життя, але потенційно цікава чи дотепна, можна створити організаційне сховище для таких речей. Папка «Перегляд/дивитись» у вашій системі зберігання електронної пошти або список дій із заголовком «Глянути в мережі» може бути вдалим місцем для зберігання електронних листів із посиланнями на рекомендовані відео, блоги чи онлайнові статті.
Подібно до нагадувань про дії, які необхідно виконати вам особисто, нагадування про всі справи, які ви плануєте завершити чи очікуєте їх завершення від інших, слід також класифікувати та згрупувати. Вам не обов’язково відстежувати тут окремі дії — частіше це будуть результати роботи або проекти, за які відповідають інші, як, наприклад, замовлені вами квитки до театру, новий сканер для офісу, згода від вашого клієнта на пропозицію тощо. Коли наступна дія щодо чогось залежить від когось іншого, вам потрібне не нагадування про дію, а просто ключове слово про те, на що ви очікуєте й від кого. Ваша роль — переглядати цей список й уточнювати, чи треба вам перевірити стан справи або підтримати в певний спосіб ентузіазм виконаців у межах проекту.
Керуйте зобов’язаннями інших, щоб їхня недбалість у виконанні зобов’язань не спричинила кризу.
Для багатьох людей, особливо тих, хто перебуває на посадах менеджера чи керівника, ретельний збір, поточний контроль і перегляд цього набору незавершених справ, виконання яких ми очікуємо від інших, є величезним полегшенням і способом швидше рухатися вперед.
Можливо, ви з’ясуєте, що найефективніше тримати список «Очікування» під рукою, у тій самій системі, що й переліки нагадувань про ваші «Наступні дії». Відповідальність за наступний крок може перестрибувати туди-сюди багато разів упродовж реалізації проекту. Наприклад, вам потрібно зателефонувати продавцеві, щоб зробити замовлення щодо пропозиції (згодом це піде до вашого списку «Очікування»). Відтак ви маєте його час від часу переглядати (тоді замовлення йде до категорії «Читання/перегляд» або до списку «За комп’ютером»). Щойно ви його перевірили, надсилаєте вашому керівникові для підтвердження (тепер воно знову у списку «Очікування»). І так далі[21].
Дуже корисно мати список «Очікування» під рукою, коли ви зустрічаєтеся чи розмовляєте з кимось, хто відповідальний за певні справи. Набагато доцільніше розпочати спілкування самому, наприклад: «До речі, а як там справи з пропозицією Ґонзалеса?», ніж дочекатися, поки збіжить термін і ситуація набуватиме ознак стресової.
Особливо важливо для цієї категорії зазначати у списку дати появи кожного пункту, як і кожну узгоджену дату завершення справи. Такий календарний контроль дає значно більше користі, адже ви можете сказати: «Але ж я зробив замовлення ще двадцятого березня», чи «Пропозиція була відкритою для вас протягом трьох тижнів». За моїм досвідом, лише ця одна тактична деталь має ціну на вагу золота.
У вас з’явиться чудове відчуття, коли ви знатимете, що ваш список «Очікування» є повним переліком усіх справ, які стосуються вас, але мають виконуватися іншими людьми.
Найефективніший спосіб відстежувати ваші нагадування про дії — додавати їх до списків або папок, коли вони спадають вам на думку. Після того, як ви їх опрацювали, у початковому ключовому слові не буде потреби. Ви можете щось занотовувати на зустрічі з вашим керівником, але можете викинути ці записи після того, як вийшли з будь-яких проектів і дій, пов’язаних з ними. Деякі люди намагаються архівувати тексти чи голосові повідомлення, з якими їм ще треба працювати; це не найкорисніший спосіб послуговуватися нагадуваннями, вбудованими в них.
Утримуйте електронні повідомлення та папери, з якими треба щось чинити, окремо від решти інформаційних матеріалів.
Втім, є деякі винятки з цього правила. Певні різновиди вхідної інформації найефективніше слугуватимуть як нагадування про необхідні дії — краще, ніж якби ви про них щось занотували у списку. Особливо це стосується деяких паперових матеріалів та частини електронної пошти.
Деякі речі є найкращими нагадуваннями про роботу з ними, яку необхідно виконати. Гарний приклад — категорія «Читання/перегляд» зі статтями, публікаціями та документами. Вочевидь не варто вносити пункт «Переглянути журнал Vogue» до певного списку дій, коли ви можете просто покласти сам журнал до лотка «Читання/перегляд», щоб він працював як нагадування.
Або такий приклад. Якщо ви ще сплачуєте паперові рахунки, вам, можливо, простіше це зробити за один раз, тому ви тримаєте їх у папці або лотку з написом «Рахунки до сплати» (або, у більш загальному вигляді, «Фінансові операції»). Подібно до цього, квитанції звітів про витрати краще опрацьовувати одразу або тримати в окремому конверті чи папці «Опрацювання квитанцій».[22]
Специфіка вашої роботи, вхідної інформації та робочого місця може спонукати до усвідомлення того, що ефективнішим буде впорядкування інших категорій, використовуючи лише початковий документ. Фахівець з обслуговування споживачів, наприклад, може мати справу з численними запитами, виконаними у певній стандартній формі, і в цьому випадку утримання лотка чи папки (паперової чи цифрової), яка містить лише актуальні примірники, — найкращий спосіб роботи з ними. Адвокат чи бухгалтер працюють з документами, які потребують часу на перегляд для подальшого визначення дій і можуть зберігатися в лотку на робочому столі, де лежать саме такі документи.
Первинна мета організації — це зниження когнітивного навантаження, тобто ліквідація потреби постійно думати: «Що мені з цим чинити?»
Як саме краще чинити — вносити нагадування до списку чи використовувати первинні документи в лотку, папці чи цифровій папці, — значною мірою залежатиме від логістики. Чи могли б ви послуговуватися цими нагадуваннями, коли працюєте в іншому місці, крім вашого письмового столу? Якщо так, слід враховувати можливість перенесення матеріалів. Якщо б ви не змогли виконувати цю роботу ніде, крім вашого робочого столу, тоді користуватися нагадуваннями про неї лише на цьому місці було б найкращим вибором.
21
Цифрові програми для списків (як і низькотехнологічні папери в окремих папках) мають тут перевагу, бо вони уможливлюють легко переводити пункт з однієї категорії до іншої, відповідно до зміни дії, без потреби щось переписувати чи переосмислювати.
22
Однак такий підхід може бути небезпечним, якщо ви не триматимете ці «Рахунки до сплати» або «Опрацювання квитанцій» перед очима так часто, як це необхідно. «Упорядкувати» їх недостатньо для того, щоб позбутися цього клопоту, — ви маєте розуміти, що ви їх відповідно переглянете і опрацюєте.