Що ширші ваші обов’язки і що вищою є ваша організаційна роль, то більше справ вирішуватимете шляхом спілкування та взаємодії з іншими людьми.
Якщо ви берете участь в організації зустрічей — службових, проектних нарад, засідань правління чи комітету, зборів батьків/учителів тощо, — вони також заслуговують на окремі списки, в яких ви об’єднаєте справи, що потребують вирішення у таких випадках.
Нерідко вам знадобиться біжучий список справ, які треба виконати з тим, із ким будете взаємодіяти лише протягом певного часу. Наприклад, якщо у вас є найманий працівник, котрий виконує значний обсяг роботи у вашому будинку чи на вашій території, ви можете скласти для нього список на час реалізації проекту. Коли ви оглядаєте зроблену ним роботу, можете помітити декілька речей, про які вам треба з ним поговорити, і ви забажаєте мати такий список, який за потреби легко зафіксувати і проглянути.
Ваша система уможливлює додавання, за потреби, списків до категорії «Порядок денний» ситуативно, швидко і просто. Скажімо, для додавання сторінки або списку про людину чи зустріч у категорії «Порядок денний» відривного записника потрібні секунди, як і для додавання позначеної «нотатки» в цій категорії у ваших цифрових пристроях.
Читання/перегляд. Безперечно, у вашому списку справ знайдеться багато таких, для яких наступною дією буде читання. Гадаю, ви дотримали «правила двох хвилин» і вже розподілили чимало таких швидкісних справ — відкинули їх, підшили чи спрямували до інших категорій.
Люди, які використовують свій час найгіршим чином, завжди першими нарікають на брак часу.
—
Жан де Лабрюєр
Друковані матеріали, які треба читати і які, на вашу думку, потребуватимуть більше двох хвилин, зазвичай найкраще збирати в окремий стосик, позначений як категорія «Читання/перегляд». За моїм визначенням, це все одно список, але такий, із яким зручніше працювати, групуючи документи і журнали в лоток та/або портативну папку.
У багатьох людей купка «Читання/перегляд» виходить доволі об’ємною. Ось чому критично важливо, щоб вона позначала тільки ті речі, які потребують більше двох хвилин і які ви хочете прочитати, коли у вас буде на це час. Саме по собі це може лякати, але справи можуть серйозно виходити з-під контролю і ставати психологічно важкими, коли межі цих категорій доволі розпливчасті. Чітке визначення принаймні допоможе усвідомлювати, який у вас обсяг справ, і якщо ви належите до більшості людей, наявність певного механізму саморегуляції додасть вам упевненості щодо того, що ви бажаєте зберегти і чого вам слід просто позбутися.
вернуться
19
Один з вишуканих моментів у технології персональної продуктивності (певного мірою зумовлений її популярністю завдяки доведенню справ до результату) — це розвиток локалізованих нагадувань. Ваш мобільний пристрій зафіксує (з даних вашого GPS), що ви перебуваєте в крамниці електроніки, або ж удома, або в місті, і дасть вам сигнал виконати дії, прив’язані до цього фізичного місця. Загалом це має сенс, але на практиці, за всіх залучених до процесу змінних та при тому, що бажано мати загальне уявлення про всі наші засоби дії з різних кутів зору, це корисно тільки як гарний варіант додавання жорстко керованого списку — частини всуціль перевіреної та інтегрованої системи. Визнання цього припущення допоможе тримати голову ясного й усвідомлювати: те, що ви хочете бачити, все ще занадто оптимістичне стосовно цієї технології та її використання.
вернуться
20
Я вживаю термін «Порядок денний» у значенні, прийнятому в Сполучених Штатах, — пункти, які треба опрацювати з кимось по телефону або на зустрічі (на відміну від термінів «календар», «розклад» чи «щоденник», що побутують в інших культурах).
