Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу
- Автор: Аллен Дэвид
- Год: 2018
- Язык: украинский
- ISBN: 978-617-7535-61-3
- Переводчик: К. Козачук
- Жанр: Прочее научное
Электронная книга - «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». Краткое содержание книги:
Книга розрахована на широку читацьку аудиторію, але насамперед зацікавить тих читачів, які потерпають від надмірного навантаження на роботі.
Фахівці у зберіганні даних можуть запропонувати вам детальніші інструкції щодо цього, а ваш бухгалтер може надати програми для запису та зберігання, які підкажуть, як довго ви маєте зберігати різні види фінансової документації. Я би порадив відокремити те, що може бути використане, від решти.
Забагато і надто мало інформації дає той самий результат: у вас немає того, що вам потрібно, коли це знадобиться.
Коли ви збагнете, що не слід вдаватися до жодних дій, виникне простір для багатьох варіантів з урахуванням ваших особистих уподобань і можливостей зберігання та доступу до інформації.
Світ цифрових технологій надає додаткові можливості й виклики стосовно рішення, що залишити і що викинути. Оскільки комп’ютерні та хмарні простори для зберігання постійно зростають в експоненціальному темпі, є гарна новина: постійно з’являється більше простору для зберігання більшого обсягу інформації. Доброю новиною є і те, що потужні функції пошуку виросли водночас із простором. Погано те, що це може легко спричинити безладне створення масивів даних і проблеми з великими обсягами, а також плутанину в пошуках, попри високу якість пошукових функцій. Оскільки цифрове зберігання даних стало майже автоматичним, відтепер дуже легко створити середовище з постійним уведенням інформації, але без її утилізації. Створюючи велику та приголомшливу бібліотеку, ми обмежуємо свою можливість скористатися нею для роботи, яку нам важливо виконати. Ключ — регулярний перегляд і знищення застарілої інформації, як я радив у попередньому розділі, і водночас свідоміша її фільтрація на вході, коли опрацьовуєте вхідні повідомлення: «Чи насправді це необхідно або корисно зберегти?», «Чи я впевнений, що зможу отримати доступ до цього з інтернету чи з інших джерел, якщо знадобиться?»
Можливо, у ваших справах знайдуться речі, про які ви собі скажете: «Зараз із цим нічого не можна вдіяти, але згодом спробую». Наприклад:
• Оголошення про офіційну зустріч за сніданком у торговій палаті із запрошеним оратором, якого ви бажаєте послухати, але до неї ще два тижні, і ви не знаєте, будете тоді вдома чи у відрядженні.
• Порядок денний засідання правління, яке відбудеться за три тижні, куди вас запрошено. Реагувати не потрібно, хіба що ви швидко проглянете цей документ напередодні засідання.
• Реклама наступного оновлення для одного з ваших улюблених програмних додатків. Вам точно потрібна ця нова версія? Невідомо, краще відкласти це до наступного тижня.
• Ідея, що з’явилася у вас стосовно щорічної наради з торговельних питань, яка відбудеться наступного року. Поки нічого не варто чинити, але ви хотіли б, щоб вам хтось про неї нагадав, коли настане час її планувати.
• Записка до самого себе про те, що треба пройти курс акварельного живопису на який у вас зараз забракло часу.
Що робити з такими справами? Є два придатних варіанти:
• запишіть їх до переліку «Колись/можливо»;
• помістіть нагадування про них на ваш календар або до картотеки.
Сенс усіх цих процедур у тому що вони дають вам можливість прямо зараз не думати про деякі пункти і бути впевненим, що нагадування про можливі дії актуалізує їх у слушний час. Я детальніше торкнуся цієї теми в наступному розділі, присвяченому організації. А тепер просто позначте такі пункти: «Відкласти», «Можливо» або «Нагадати 17 жовтня» і помістіть їх до категорії незавершених, які збираєте для подальшого сортування[18].
Можна не ухвалювати рішення щодо чогось. Вам лише знадобиться спеціальна програма, яка видалятиме з вашої пам’яті неухвалені рішення.
Багато речей, виявлених вами в переліку справ, не потребуватимуть реакції, але можуть бути важливими як потенційно корисна інформація щодо проектів і тем. В ідеалі ви вже створили придатну для роботи систему зберігання інформації (як описано у розд. 4) для користування довідковими та супутніми матеріалами. Тож якщо ви знаходите у своїй скриньці вхідних повідомлень (а також у додатках і веб-посиланнях) матеріал, який воліли би зберегти в архіві чи довідках, збережіть його.
Можливо, виявите багато різноманітних речей, які ви хочете зберегти, але натомість звалили в скирту чи запхали в шухляди, оскільки ваша довідкова система була занадто формальною чи й просто не існувала. Нагадую: фізично доступна для вас, розумна у використанні система зберігання загальної довідкової інформації, яка дає ефект менш як за шістдесят секунд, є критично важливим компонентом втілення цієї методології. У стрімкому темпоритмі сучасного життя, якщо немає можливості легко, швидко й мудро відкласти щось до архіву, можна потонути або нагромадити все в категорії «Вхідне» замість того, щоб це організувати. А тоді значно важче продовжувати опрацювання справ.
Щоразу, коли ви натрапляєте на те, що хочете зберегти, зробіть для нього етикетку, підшийте у папку і покладіть до картотеки. Або поставте на ньому позначку «Відкласти», щоб це виконав ваш помічник. Або відповідним чином відсортуйте його чи категоризуйте у цифровому форматі. На світанку моєї кар’єри коуча я пропонував своїм клієнтам виділити таку категорію — «Підшити». Не інакше. Я виявив, що якщо ви не можете одразу розмістити це у своїй системі, можливо, ви взагалі цього не зробите. А якщо ви цього не зробите зараз, то і пізніше, вірогідно, також.
Існує безліч варіантів зберігання цифрової довідкової інформації. Якщо це просто електронний лист, який ви бажаєте зберегти, щоб згодом до нього повернутися, я би радив послуговуватися папками, що зазвичай доступні у додатках для користувачів електронної пошти — часто у стовпчику навігатора збоку вікна користувача. Багато людей залишають листи, що не потребують дій, у просторі на кшталт аморфного сортувального кабінету, який серйозно засмічує систему. Постійно створюйте, не вагаючись, нову довідкову папку для нової теми, питання, особи чи проекту і переводьте електронні листи одразу до неї.
Для документів, додатків до них, тексту і графічних зображень в електронних листах, які ви, можливо, захочете зберегти, вам треба розробити для цього власні процедури. Нині існують вельми ефективні додатки для зберігання документів у «хмарних» сервісах, як і для створення нотаток, та організаційні програми, доступні для використання з багатьох пристроїв. Потужність, розмаїття і швидкий розвиток цієї допоміжної технології змінюють уявлення про рекомендації щодо будь-якої найкращої універсальної практики. Кожен з нас має експериментувати, обирати і модифікувати наші цифрові бібліотеки для досягнення оптимального результату. Щоб вони залишались ефективними, треба регулярно переглядати наші дані та спосіб їхньої організації, а також дбати про їх актуальність і придатність для вживання.
Отже, ключове питання: «Чи продовжую я контролювати свої довідкові матеріали та систему їх зберігання?» Якщо так, придумайте проект і подальші дії для його розпакування, щоби тримати цю важливу ділянку в режимі автоматичного контролю.
Імовірно, це найбільш фундаментальна практика у запропонованій методології. Якщо з пунктом «Вхідне» щось треба чинити, тоді ви маєте вирішити, якою саме буде наступна дія. Під «наступною дією», знову ж таки, розуміємо наступний фізичний, видимий учинок, необхідний для просування ситуації на шляху до завершення.
Реалізувати це і легше, і важче, ніж сказати.
Виконання простого, чіткого завдання, яке має початок і кінець, нейтралізує нескінченну складність, що часто загрожує поглинути решту мого життя. Свята простота.