Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу
- Автор: Аллен Дэвид
- Год: 2018
- Язык: украинский
- ISBN: 978-617-7535-61-3
- Переводчик: К. Козачук
- Жанр: Прочее научное
Электронная книга - «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». Краткое содержание книги:
Книга розрахована на широку читацьку аудиторію, але насамперед зацікавить тих читачів, які потерпають від надмірного навантаження на роботі.
Але це не опрацювання вашого списку справ; це швидкий перегляд. Коли ви застосовуєте метод опрацювання, варто виробити звичку починати спочатку і крутити педалі до кінця, по порядку, по одному пункту за один раз. Щойно ви порушите це правило і почнете опрацьовувати тільки те, до чого наразі лежить душа, ви постійно залишатимете щось неопрацьованим. Тоді обіг ваших справ зупиниться, і ними обросте ваш письмовий стіл, весь офіс і скринька вхідних електронних повідомлень. Багато людей живуть у цьому режимі «швидкого перегляду», завжди відволікаючись на нові повідомлення і почуваючись некомфортно, якщо не вдається постійно нашвидку переглядати вхідний контент за допомогою комп’ютера чи мобільних пристроїв. Якби вони повірили, що справи «Вхідне» можна повністю звершити за день-два, вони б так не залежали від цієї потреби безупинної перевірки.
Теоретично ви маєте перевернути вашого кошика зі справами догори дригом і опрацьовувати спочатку перше, що з нього випаде. Проте, поки ви протягом певного часу рухаєтеся від одного краю справи до другого, відмінність стане не такою вже й відчутною. У будь-якому разі ви побачите все у порівняно короткому списку. І якщо ви спробуєте перечитати відносно велику групу електронних повідомлень, поданих як вхідні, виявите, що ефективніше опрацьовувати першим те, яке надійшло останнім, бо всі ниточки дискусії взаємопов’язані, і невигідно відповідати на щось до того, як ви побачите весь матеріал.
Скринька для вхідної кореспонденції — це майстерня, а не склад.
Деякі люди мають звичку, поки опрацьовують свою скриньку вхідної кореспонденції, щось із неї обирати, не знаючи напевне, що хочуть із цим чинити, відтак переводять погляд на іншу соломинку зі скирти і переймаються нею. Цей пункт може бути привабливішим для вас, оскільки ви точно знаєте, що з ним робити, і не волієте думати про нагальну справу. Це небезпечна територія. Важливіша справа в такому разі заляже в купу на вашому робочому столі, бо ви відволікаєтеся на щось легше, позірно актуальніше або цікавіше.
Більшість людей також бажає витрусити всю купу справ із кошика одразу, розкласти перед собою і спробувати виконати все негайно. Хоч я і поважаю прагнення впоратись із великим завданням, однак раджу своїм клієнтам відкласти все, крім однієї актуальної справи. Коли ви зосереджуєтеся на чомусь одному, це посилює увагу і техніку ухвалення рішень, достатню для вирішення всіх справ. І якщо вас відволікатимуть (що імовірно), ви не матимете безліч шматочків справ із категорії «Вхідне», розкиданих довкола вас.
Думати про накопичені справи зазвичай не виходить само собою. Необхідне свідоме зусилля, щоб змусити себе думати, — на зразок того, як змушуєш себе виконувати фізичні вправи чи прибирати.
Є невеличкий виняток із правила «один пункт за один раз». Певним типам особистостей справді треба відвести приціл від чогось принаймні на хвилину, щоб ухвалити рішення. Коли я бачу, що таке відбувається з кимось із моїх клієнтів, я дозволяю йому взяти до опрацювання дві, інколи навіть три речі водночас. Тоді він зможе легше і швидше обрати потрібні дії.
Пам’ятаймо: «багато завдань» — виняток, і це працює, тільки якщо ви дотримуєте дисципліни, виконуючи кожен пункт із короткого переліку, і не зволікаєте з рішенням довше, ніж хвилину-дві.
Зі стану «Вхідне» є лише один шлях. Це, власне, і малося на увазі в давній пересторозі «виконуйте завдання один раз», хоча звертатися до справи тільки раз — насправді погана ідея. Якби ви так чинили, ви б ніколи не мали списку, бо завершували б усе негайно. Ви також були би вельми невмілими та непродуктивними, бо більшість наших справ не вдається владнати одразу після того, як ми про них дізналися. Де ця порада справді працює — то це коли треба позбутися поганої звички постійно витягати речі з кошика «Вхідне», не вирішувати, що вони означають і як з ними бути, і знову лишати їх там. Кращим застереженням було б: «Щойно витягли щось із вашого кошика справ, вирішуйте, що з цим чинити і куди його подіти. Ніколи не кладіть це знову до категорії „Вхідне“».
Когнітивісти довели реальність поняття «втома від рішень». Воно означає, що з кожним рішенням, яке ви ухвалюєте, малим чи великим, зменшується обмежена потужність вашого розуму. Рішення «не ухвалювати рішення» щодо отриманого електронного листа чи будь-чого іншого — це ще одне з рішень, які спустошують ваш психологічний паливний бак.
Ключове питання опрацювання:
«що робити далі?»
Ви отримали повідомлення. Ви плануєте робити одну справу за один раз. І ви збираєтесь ухвалювати чітке рішення щодо наступних дій у кожній з цих справ. Можливо, це звучить легко — і це справді легко — але для цього треба швидко, інтенсивно думати. Більшість часу дія не буде самоочевидною, її треба визначати.
Я ніби комар на нудистському пляжі — знаю, чого хочу, але не знаю, з чого почати.