Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу
- Автор: Аллен Дэвид
- Год: 2018
- Язык: украинский
- ISBN: 978-617-7535-61-3
- Переводчик: К. Козачук
- Жанр: Прочее научное
Электронная книга - «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». Краткое содержание книги:
Книга розрахована на широку читацьку аудиторію, але насамперед зацікавить тих читачів, які потерпають від надмірного навантаження на роботі.
Який би варіант ви не обрали, нагадування мають перебувати у візуально окремих категоріях, що ґрунтуються на наступній потрібній дії. Якщо наступною дією, пов’язаною з сервісним замовленням, є телефонний дзвінок, це треба внести до списку «Дзвінки»; якщо кроком-дією є перегляд інформації і введення її до пам’яті комп’ютера — це слід додати до списку «За комп’ютером». Із побаченого мною доходжу висновку: найбільше шкодить ефективності багатьох робочих процесів та ситуація, коли всі документи одного різновиду (наприклад, сервісні запити) утримуються в одному лотку чи папці, навіть якщо кожен потребує різних дій. Для одного запиту необхідний телефонний дзвінок, для другого — перегляд даних, для третього — чиєсь повернення з інформацією, але всі вони зібрані в одну купу. Від такого хаотичного розміщення інформації розум може заціпеніти внаслідок усіх рішень, які потрібно ухвалювати на рівні виконання наступної дії.
Моя особиста система вельми портативна, майже все внесено до списків, але я все одно маю в офісі лоток для стосика «Читання/перегляд» і його дорожню версію як пластикову папку з аналогічною назвою. Хоч я отримую і читаю деякі журнали в цифровому форматі, водночас мати під рукою їхню фізичну версію функціонально з погляду логістики й естетично приємно.
Як і деякі паперові матеріали, електронні листи, що потребують реакції, інколи найкраще працюють як нагадування про себе — в цьому випадку в межах самої системи електронних листів. Це особливо актуально, якщо ви отримуєте багато електронної пошти і витрачаєте чимало часу, активно використовуючи для цього програмне забезпечення. Електронні листи, на які вам треба реагувати, можуть зберігатися в межах системи замість того, щоб деталі потрібної реакції виписувати чи вносити до окремого списку.
Багато хто вважає за доцільне завести дві чи три окремі папки у навігаторі своєї мережі електронних листів. Це правда, більшість папок у системі електронної пошти призначені для довідкових чи архівних матеріалів, але також є можливість створити придатну для роботи систему, яка утримуватиме ваші листи, що потребують реакції, поза папкою вхідних (де їх зберігає більшість людей)[23].
Якщо ви обираєте цей шлях, я би рекомендував вам створити одну папку для всіх електронних листів щодо справ, для опрацювання яких потрібно більше двох хвилин (знову ж таки, у вас має бути можливість сортувати багато повідомлень одразу, за правилом двох хвилин). Назва папки має починатися з буквеного або символьного префікса так, щоб (1) вона відрізнялася від ваших довідкових папок і щоби (2) опинилася першою зверху серед папок у стовпчику навігатора. Використовуйте щось на зразок знака @ чи дефіса, щоб такий знак допоміг винести папку на вершину списку в навігаторі. Результатом буде папка @ДІЇ з тими електронними листами, на які вам треба якось реагувати.
Далі ви можете створити папку «@ОЧІКУВАННЯ», яка з’явиться там само, де і папка @ДІЇ. Коли ви отримаєте електронні листи з приводу того, що хтось збирається зробити те, що ви відстежуєте, ви можете перетягти їх до файла @ОЧІКУВАННЯ. Папка також може містити нагадування про все, що ви делегували іншим за допомогою електронного листа, коли щось надіслали чи використали електронну пошту, щоб зробити запит або делегувати дію, тільки варто зберегти копію і внести до вашої папки @ОЧІКУВАННЯ.
Деякі програмні додатки уможливлюють зберігання копії електронного листа в одній із папок, коли ви його надсилаєте (кнопкою «Надіслати і зберегти»). Інші додатки водночас збережуть копію листа тільки в загальній папці «Надіслані листи». В такому випадку, делегуточи щось через електронну пошту, відправте копію до папки @ОЧІКУВАННЯ.
Значно легше утримувати неопрацьовані електронні листи у кількості «нуль», ніж «тисяча»
Як спорожнити папку вхідних повідомлень. Описаний вище метод дасть вам змогу вичистити буквально все з вашої папки вхідних повідомлень в електронній пошті, що стане великим благом для чіткості у вашій щоденній роботі і для контролю над нею. Ви скористаєтеся папкою вхідних саме для вхідних повідомлень, тож усе, що там з’явиться, буде як нове повідомлення на вашій голосовій пошті чи як непрочитаний текст на мобільному пристрої — ключ, потрібний вам для залагодження справ. Більшість людей використовують папку вхідних повідомлень для складування неопрацьованих речей, довідкової інформації і навіть інформаційного сміття. Така практика швидко загальмовує мозок: ці люди знають, що їм треба щоразу визначатися з усім, як тільки вони поглядають на монітор.
Однак звільнення папки вхідних повідомлень не означає, що ви все вирішили. Це означає, що ви видалили те, що змогли, підшили те, що волієте зберегти, але з чим не працюєте негайно, виконали те, на що достатньо двох хвилин, і перевели до папок із нагадуваннями все, на що очікуєте, і всі ваші електронні повідомлення, які слід опрацювати. Тепер ви можете відкривати папку @ДІЇ і переглядати повідомлення, на які вирішили витратити час. Хіба цей процес не легший, аніж борсатися у численних вікнах, побоюючись пропустити щось, що на вас звалиться?
Існує очевидна небезпека в розміщенні нагадувань про справи, які маєте вирішити, десь у недосяжності для зору. Первинна функція організаційної системи — забезпечувати потрібні нагадування тоді, коли їх треба бачити, щоб ви могли впевнитися у своїх рішеннях щодо того, що чините (і чого не чините). Перш ніж ви залишите офіс на день або перш ніж вирішите присвятити чимало часу справам, заздалегідь не запланованим, ці актуальні електронні листи, які ви ще опрацьовуватимете, слід окремо переглядати, подібно до ваших списків «Дзвінки» чи «За комп’ютером». Власне, папка @ДІЇ є продовженням вашого списку «За комп’ютером» і має опрацьовуватися у такий самий спосіб. Ваш заснований на паперах робочий процес у категорії «Відкладене» потрібно так само визначати як список, якщо паперові матеріали використовуються як єдиний різновид нагадувань.
Дані в паперових документах інколи сприймаються кориснішими, ніж їхні цифрові версії.
Класифікація «підганялок» за папками, списками та/або в системі електронної пошти цілком годиться, поки ви переглядаєте всі категорії, до яких ведуть ваші «підганялки», за потреби — часто. Адже вам не хотілося б, щоб вони ховалися у шпаринах ваших систем без використання для головної мети — нагадування. Цифровий світ може бути в цьому плані небезпечним, бо щойно дані опиняються поза екраном, вони зникають як вагома підказка. Це змусило багатьох людей, які володіють комп’ютерною грамотністю, повернутися до паперового планування, адже його фізичність і візуальність додають значно більше впевненості в тому, що нагадування виконають свою функцію!
Щоби погуляти з друзями або здійснити довгу, приємну мандрівку, ні про що не думаючи, ви маєте знати, де містяться всі ваші актуальні питання, що вони собою являють і чи можна їх відтермінувати. І треба, щоб ви могли це з’ясувати за секунди, а не за дні.
Організація проектних нагадувань
Створення та підтримка єдиного списку всіх ваших проектів (це, повторюю, кожне зобов’язання або бажаний результат, які потребують більше одного кроку для завершення) може бути ґрунтовним досвідом! Їх у вас може виявитися більше, ніж ви гадаєте. Якщо ви ще цього не зробили, раджу спершу скласти список «Проекти» в дуже простому форматі, подібно до того, яким ви послуговувалися для списків і дій; це може бути категорія в цифровому щоденнику, сторінка у відривному паперовому щоденнику чи навіть одна папка з файлами — «Проекти», або з головним списком чи з окремими аркушами для кожного проекту.
Список «Проекти» не призначений для утримання планів чи деталей ваших проектів, і його не треба облаштовувати за пріоритетністю чи терміновістю — це лише зрозумілий перелік ваших відкритих виробничих циклів. Ви не працюватимете над списком «Проекти» під час поточної роботи; здебільшого ваш календар, списки дій і будь-які неочікувані завдання, що зненацька виникають, формуватимуть ваш тактичний і безпосередній фокус. Пам’ятаймо: ви не можете реалізувати весь проект, а лише виконати дієві кроки, яких він потребує. Однак усвідомлювати обрії, створені вашими проектами, надзвичайно важливо для комфортнішого контролю та більшій зосередженості в тривалій перспективі.
23
Якщо у вас такий стиль життя, що зрідка маєте неопрацьованих електронних листів за один раз більше одного екрана завдовжки, просто утримувати їх там як нагадування про вашу поточну роботу, можливо, цілком достатньо. Щойно їхній обсяг розшириться настільки, що ви не в змозі побачити на моніторі все за один раз, краще почати їх організовувати поза папкою вхідних.