Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу
- Автор: Аллен Дэвид
- Год: 2018
- Язык: украинский
- ISBN: 978-617-7535-61-3
- Переводчик: К. Козачук
- Жанр: Прочее научное
Электронная книга - «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». Краткое содержание книги:
Книга розрахована на широку читацьку аудиторію, але насамперед зацікавить тих читачів, які потерпають від надмірного навантаження на роботі.
Повний актуальний список «Проекти» — головний технічний засіб для переходу від захисту природи до лісового господарства.
Справжня цінність списку «Проекти» полягає у повному перегляді, який він може забезпечити (принаймні раз на тиждень), додаючи впевненості в тому, що ви правильно визначили дієві кроки для всіх ваших проектів і нічого не вислизнуло в щілини. Швидкий погляд на цей список час від часу посилюватиме ваше підсвідоме відчуття контролю. Ви також будете знати, що маєте доступний для вас (і для інших) інвентар у випадках, коли бажано оцінити завантаженість роботою.
Вельми широке та просте визначення проекту, яке я подав вище (коли для досягнення бажаного результату потрібно більше однієї дії) допомагає побудувати важливу мережу, що охоплює тонкі речі, котрі підштовхують вашу свідомість чи тиснуть на неї. Якщо ви працюєте в галузі, формально зосередженій на проектах (обробна промисловість, програмне забезпечення, консалтинг тощо), вам важко збагнути, що «розглянути можливість купити дітям собаку» і «знайти гарного кравця» — це проекти! Але незалежно від того, називати це проектами чи ні, вони все одно потребують певної уваги для зменшення їхнього тиску на ваш внутрішній простір.
Оформлення переліку всіх цих справ у повному, поточному та зрозумілому для вас вигляді, а також формування звички підтримувати їх у такому стані може стати однією з найцінніших речей для підвищення вашої продуктивності без стресу. Ось кілька мотивацій, щоб чинити саме так:
• це важливо для контролю та зосередженості;
• це полегшує підсвідому напругу;
• це головний момент щотижневого перегляду справ;
• це допомагає керувати стосунками.
Важливо для контролю та зосередженості. Неможливо по-справжньому розслабитись і продуктивно працювати, коли справи, які, на вашу думку, вам треба залагодити, продовжують затягувати ваш мозок, — незалежно від того, дрібні вони чи великі. Коли зовнішній список таких речей неповний і регулярно не переглядається, здається, що справи «Я маю поновити мої водійські права» і «Мені треба написати порядок денний на конференцію наступного року» посідають у вашій голові однаково багато місця.
Зменшення підсвідомої напруги. Менші чи тонші справи, які ми на себе беремо, створюють більші стреси просто тому, що вони не «перед очима». Проекти часто не виникають одразу в гарному, охайному зовнішньому оформленні. Вони починаються з того, що здається простою ситуацією, спілкуванням чи діяльністю, але згодом повільно перетворюються на щось більше, ніж ви очікували. Ви, скажімо, думали, що вже записали вашу донечку до дитячого садочка, але наразі виникла проблема з реєстраційними документами чи зміною в логістиці. Або вважали, що чек, який ви надіслали, повний і точний, проте клієнт не згоден з пунктами, за які ви нарахували йому оплату. Ідентифікація ситуацій такого типу і введення їх до вашої системи з бажаними наслідками для відповідної справи додає багато свіжої енергії з неочікуваними позитивними результатами.
Проекти лише зрідка виникають у гарному, акуратному зовнішньому оформленні. Невеликі справи часто неочікувано переростають у більші.
Головний момент щотижневого перегляду справ. Як я уже зазначав, щотижневий перегляд справ є важливим чинником успіху, адже необхідно тісніше пов’язати ваші масштабні зобов’язання з вашою щоденною діяльністю. І повний список «Проекти» залишається головним секретом такої орієнтації. Щотижневе забезпечення відчуття, що ви щось правильно чините (чи правильно не чините) є вельми цінною практикою. Але список «Проекти» має бути вже створений, принаймні у відносно свіжому вигляді, перш ніж ви зможете думати про справи з цієї точки зору.
Допомога у керуванні стосунками. Незалежно від того, з ким ви спілкуєтеся — з вашими керівником, персоналом, партнером чи родиною, — відчуття контролю та загального уявлення про всі ваші зобов’язання щодо стосунків з ними є надзвичайно важливим. Завжди виникає потреба перерозподіляти ваші ресурси — час, гроші, увагу. І коли інші люди взаємодіють з вами так, що це зменшує ваші ресурси, можливість укладати (і часто переукладати) певні детальні безумовні угоди щодо цього — єдиний спосіб ефективного вивільнення з-під такого тиску. Щойно відповідальні особи, подружжя та штатні працівники мають картинку своїх зобов’язань у житті і на роботі, це запускає надзвичайно важливі та конструктивні діалоги між усіма зацікавленими особами. Але це не відбувається без такого повного списку.
Ось три ділянки, в яких вірогідно ви знайдете «приховані» проекти:
• поточна діяльність;
• довгочасні інтереси та зобов’язання;
• поточні проблеми, теми та можливості.
Поточна діяльність. Часто трапляються проекти, які можна просто «виловити» з календарного опису ваших справ, списків дій і робочого простору.
Які зустрічі є у вашому розкладі — ті, що вже відбулися чи ще відбуватимуться, — від яких ви очікуєте певного результату, знаючи, що одна така зустріч не вичерпає або не вирішить справу? Наприклад, селекторна нарада, на яку вас запрошено, стосується клієнтського запиту щодо нової спеціалізованої програми, яку він чи вона воліє мати. І ось він — проект: «Пошукати придатну спеціалізовану програму для клієнта А». У вас можуть бути вечірні орієнтаційні збори для батьків у школі, де вчиться ваш син, і це нагадає вам, що є питання стосовно розкладу його уроків. Майбутні особисті чи робочі подорожі, конференції у вашому календарі тощо — все має узгоджуватися з проектами, які заслуговують на визнання.
Є також проекти, з великою вірогідністю ще не розпізнані та пов’язані з подальшими діями у ваших списках. Часто люди, з якими ми працюємо, вносять у список «Дзвінки» пункт на зразок «Зателефонувати Маріо щодо благодійних зборів», але ще не визначили «Завершення благодійних зборів» як щось необхідне у списку «Проекти».
І це очевидно, але інколи не здається таким — у вашому портфелі є пропозиції чи контракти, на столі вдома лежать документи для банку, які треба заповнити, а в сумці теліпається поламаний годинник, і все це — артефакти проектів. Ретельно перевіряйте, чи пов’язуєте їх усі з подальшими та кінцевими результатами замість того, щоб вони залишалися занедбаними в робочому процесі.
Довгочасні інтереси та зобов’язання. Є велика вірогідність того, що ви, можливо, поки що не приділяєте пильної уваги деяким вашим зобов’язанням та інтересам з погляду віддалених цілей, концепцій і головних цінностей.
Перегляд відповідальності, в якій ви фахово зацікавлені, тобто завдань, які вам треба виконувати добре на вашій посаді, і сфер вашого життя, котрі слід утримувати в певних стандартах, імовірно, запустить нагадування про справи, що потребують вашої уваги, тому корисно визначити їх як проекти.
Якщо у вас є професійні, корпоративні цілі та стратегічні плани, чи визначили ви всі проекти, які можуть випливати з них, щоб ви могли відповідно їх просувати? Досі я рідко бачив, щоби посадова особа пропонувала та переглядала будь-які довгочасні документи з планування без розуміння того, що є принаймні один проект, який вона має розглянути у зв’язку з цим. Чи привертають вашу увагу і потребують уже певних дій події, які, ймовірно, стануться з вами у сфері вашого особистого життя, — дорослішання дітей чи хвороби батьків, вихід на пенсію, виконання бажань вашої другої половинки, розваги та креатив, які хотілося б спробувати? Такі роздуми часто спонукають принаймні «зазирнути» в проекти, які ви щойно ідентифікували, породжують відчуття перебування на вершині вашого великого світу.