Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу
- Автор: Аллен Дэвид
- Год: 2018
- Язык: украинский
- ISBN: 978-617-7535-61-3
- Переводчик: К. Козачук
- Жанр: Прочее научное
Электронная книга - «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». Краткое содержание книги:
Книга розрахована на широку читацьку аудиторію, але насамперед зацікавить тих читачів, які потерпають від надмірного навантаження на роботі.
Продовжуйте обхід офісу, збираючи все зайве, що лежить зверху на шафі, стелажах, на столах та на інших поверхнях. Там можуть бути стоси паперів, листи, звіти, випадкові папки та допоміжні матеріали щодо проектів і завдань. Зберіть їх усі.
Можливо, вам трапиться довідковий матеріал, який ви просто залишили там, скориставшись ним. Якщо це так і ви можете вмить повернути його до шафи з документами чи на поличку, зробіть це. Та перед тим, як його прибрати, переконайтеся, що з цим матеріалом не пов’язано жодного потенційного завдання. Якщо ж таке існує, покладіть матеріал до лотка зі вхідною інформацією, щоби згодом його опрацювати.
Тепер зазирніть у шафи та комоди. Що там? Ця чудова схованка для великого приладдя і довідкових матеріалів дуже спокуслива для накопичення й інших речей. Чи є там поламані або старі речі? Часто я знаходжу там речі з якихось колекцій і ті, що викликають у клієнта ностальгію, але вони вже втратили свою цінність для нього. Один генеральний директор страхової компанії, приміром, на цьому етапі викинув щонайменше тридцять відзнак, які назбиралися у нього з роками.
Обміркуйте, чи зібрані колекційні та пам’ятні речі ще мають для вас значення.
Знову ж таки, якщо якесь із цих місць потребує прибирання та організації, напишіть про це записку і покладіть її у «Вхідне».
Можливо, на дошці оголошень щось потребує опрацювання? На стіні прибито те, що не має там висіти? Щось не так з картинами, витворами мистецтва, декором? Чи в порядку полички? Можливо, якісь книжки слід прочитати чи віддати? Може, застаріли певні каталоги, інструкції чи папки-швидкозшивачі або залишилися невиконаними пов’язані з ними завдання? Якісь стоси паперів на підлозі? Перекладіть їх до вашого збирального лотка.
Чи є щось в офісному обладнанні, меблях чи фізичному просторі, що ви бажали б змінити? Чи все добре працює? Вам достатньо освітлення? Якщо є якісь речі, які потребують дій, ви знаєте, що робити: напишіть записку і покладіть її у «Вхідне».
Залежно від сформульованої вами мети ви можете провести подібне збирання всюди, де зберігаєте речі. Як я зазначав у попередньому розділі, якщо ви маєте твердий намір очистити розум від зайвого, зібрати потрібно все й усюди.
Не дозволяйте справам, які ви вважали «не вельми важливими», забирати у вас енергію та зосередженість.
Деякі люди, з якими я працюю, запрошують мене до себе додому чи до іншого офісу, щоб ми разом пройшли цей процес і там. Вони часто потрапляли у пастку «не дуже важливих речей» удома та в додаткових робочих місцях, і це висмоктувало з них енергію.
Люди часто хибно вважають мої поради закликом до радикального мінімалізму. Навпаки, якщо викидання чогось змушує вас відчути дискомфорт, ви повинні це залишити.[16] Адже ваша увага буде прикута до того факту, що тепер у вас немає чогось, що вам може знадобитися. Мої рекомендації спрямовані на те, як організувати речі вашої екосистеми таким чином, щоб вони без необхідності не поглинали вашу увагу. У багатьох сферах я сам є людиною-коробочкою (коли, приміром, ідеться про цифрові фото). Питання в тому, скільки місця ви для них маєте і чи є чітка відмінність між цими речами і тими, що стосуються певних проектів і завдань. Вам подобається зберігати дванадцять коробок старих журналів і записів з коледжу? Вам подобаються дивакуваті іграшки, витвори мистецтва і пристрої по всьому офісу для активізації творчого мислення? Без проблем, якщо ці речі там, де вони мають бути, в належному стані й ви зафіксували їх відповідно у вашій системі.
Щойно ви відчуєте, що зібрали фізичні речі з вашого найближчого довкілля, які потребують опрацювання, вам закортить зібрати все, чим зайнята ваша короткочасна пам’ять. Що відволікає вашу увагу, але ще не лежить у лотку зі вхідною документацією?
Ось де згодиться пачка звичайного паперу. Я раджу вам записувати кожну думку, кожну ідею, кожен проект чи справу, які не полишають вас, на окремому аркуші паперу. Ви можете створити один довгий список у нотатнику чи в цифровому додатку, але оскільки пізніше ви опрацьовуватимете кожен пункт індивідуально, ефективніше записати їх на різних аркушах. Під час процесу опрацювання знадобиться неабияка самодисципліна, щоби залишатися зосередженим на одній справі. Тому надаючи кожній думці окреме місце, ви полегшуєте собі весь процес. Початкова думка рідко буває остаточною (адже є ще бажаний результат і першочергові дії). У подальшому ви не зберігатимете ці папірці, але зручно мати окремі пункти для процесу опрацювання.[17]
На те щоб очистити розум і записати все окремими нотатками, знадобиться від двадцяти хвилин до години після того, як ви зібрали все інше. Ви побачите, що думки виринатимуть у вас мимовільно — дрібні, значущі, особисті, професійні, без чіткої схеми.
У цьому випадку головне — кількість. Значно краще виконати цей процес надміру, ніж ризикувати щось проґавити. Ви завжди зможете згодом відкинути непотрібне. Вашою першою ідеєю може бути: «Організувати глобальну зміну клімату», а потім згадаєте «Мені потрібно купити корм для кота!» Записуйте всі ідеї. Не дивуйтеся, якщо в результаті цієї процедури у категорії «Вхідне» опиниться доволі великий стос паперу.
Допомогти в очищенні розуму може список зачіпок — можливих справ, переглядаючи які одну за одною, ви зрозумієте, чи не забули щось. Часто достатньо просто поштовху, щоби виявити приховане десь у глибинах підсвідомості. Пам’ятайте, кожну думку, яка з’являється, слід записати і покласти в лоток «Вхідне».
Розпочаті, але не завершені проекти
Проекти, які потрібно започаткувати
Проекти «Дослідити...»
Зобов’язання/обіцянки
Керівництво/партнери
Колеги
Підлеглі
Інші люди в компанії
Люди «зовні»
Клієнти
Інші організації
Фахівці
Постачальники
Комунікації: здійснити
Вхідні/вихідні
Налагодити зв’язок першим або відповісти на:
Телефонний дзвінок
Голосову пошту
Електронного листа
Текстове повідомлення
Листа
Пост у соціальних мережах
Інша письмова робота, яку потрібно завершити/подати
Звіти
Аналізи/огляди
Пропозиції
Статті
Рекламні матеріали
Посібники/інструкції
Підсумкові звіти
Редагування
Звіти про стан справ
Відстеження розмов і комунікацій
Зустрічі, які слід організувати
Хто і про які рішення має знати?
Важливе до прочитання/перегляду
Фінансові питання
Готівка
Бюджети
Прогнози/проекції
16
Нав’язливе невротичне накопичення речей є абсолютно іншим питанням і лежить поза межами даної методології та моєї компетенції.
17
Багато людей (і навіть ті, хто користується здебільшого ґаджетами), спробувавши записувати думки по одній на окремих аркушах, зробили це частиною процесу персонального управління. Чудово віддавати належне своїм потенційно важливим думкам!