Я настійно рекомендую вам підтримувати в робочому стані обидві системи зберігання даних — фізичну та цифрову. Необхідно, щоб ви витрачали менше хвилини, аби взяти щось із лотка з паперами або роздрукувати з електронної пошти, з’ясувати, що для цього не потрібно жодних дій, але воно має подальшу цінність, і зберегти у надійній системі. Те саме стосується сканування та зберігання документів або копіювання інформації на комп’ютері. Ви можете віддавати перевагу паперовим носіям або цифровим, але без упорядкованої системи для них відмовитеся зберігати потенційно важливі дані, а те, що збережете, накопичуватиметься у непридатному для цього місці. Якщо на те, щоб зберегти щось у легкодоступному форматі, потрібно більше однієї хвилини, найімовірніше, ви відкладете це на потім. Система зберігання має бути швидкодоступною, позитивною, легкою, сучасною та завершеною. Інакше ви підсвідомо зволікатимете з розбиранням лотка зі вхідною документацією, оскільки все це потрібно кудись розкладати, а у вас нехіть передивлятися ці папери чи переповнену електронну пошту. Будьте відважними: я бачив людей, у яких це небажання змінилося справжнім задоволенням від сортування паперових і цифрових стосів документації, щойно вони налагоджували персональну систему зберігання.
Слід упорядковувати все так, щоб вам однаково зручно було зберігати єдиний аркуш паперу щодо нового проекту — навіть рукописну нотатку — і об’ємніший діловий документ. Щоби створити й організувати систему зберігання даних, потрібно докласти чимало зусиль, тому люди або не зберігають їх узагалі, або їхні ящики та шухляди вщерть забиті всілякими однотипними матеріалами, як-от меню з місцевих кав’ярень або розклад руху потягів. Якщо ви впевнені, що цю та подібну інформацію можна легко та швидко знайти в інтернеті, вам не потрібні паперові дублікати. Не тримайте в своїх системах матеріали-дублікати, системи мають взаємодоповнювати одна одну.
Зробіть усе необхідне, аби ваша довідкова система працювала швидко та легко. Моя система працює відмінно, на мою думку і на думку всіх, хто користувався нею, і я щиро раджу вам дослухатися до всіх подальших рекомендацій, щоби довести вашу систему зберігання до автоматизму.
Система зберігання інформації має бути завжди напоготові, а сам процес внесення матеріалів до системи повинен стати миттєвою і легкою дією. Якщо вам доведеться вставати зі стільця щоразу, щоби покласти аркуш паперу до папки, або нудно шукати між численними теками місце, куди би скопіювати документ, найімовірніше, ви залишите його без руху, замість того, щоб зберегти. Ви мляво візьметеся за розбирання лотка зі вхідною документацією (адже там є папери, які потрібно кудись розкласти для зберігання!). Багато людей, яких я тренував, трансформували офісний простір таким чином, щоби до шухлядок з довідковою інформацією можна було буквально під’їхати одним поштовхом стільця, а не йти в протилежний бік кімнати.
Єдина система Alfa. Я користуюся однією алфавітною системою для зберігання загальної довідкової інформації. Мої довідкові папки електронної пошти влаштовано у такий самий спосіб. Люди воліють використовувати свої файли, застосовуючи персональну систему управління, тому намагаються групувати їх за проектами чи сферами інтересів. Це збільшує в геометричній прогресії кількість місць, де можна знайти документ, якщо ви забудете, куди його поклали. Щойно ви розсортували нагадування про завдання у списки першочергових дій, ці дані просто перетворюються на вміст персональної бібліотеки. Ви вільні зберігати будь-яку кількість інформації, зважаючи лише на її обсяг і ступінь доступності. У звичайній системі Alfa інформацію можна знайти за темою, особою, проектом, компанією, тож шукаючи потрібний аркуш паперу, доведеться зазирнути усього в три-чотири місця. Можна додавати до назви одну підтему на ярликах, наприклад: «Садівництво—горщики» і «Садівництво—ідеї». Але все це зберігатиметься під літерою С.
