Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу
- Автор: Аллен Дэвид
- Год: 2018
- Язык: украинский
- ISBN: 978-617-7535-61-3
- Переводчик: К. Козачук
- Жанр: Прочее научное
Электронная книга - «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». Краткое содержание книги:
Книга розрахована на широку читацьку аудиторію, але насамперед зацікавить тих читачів, які потерпають від надмірного навантаження на роботі.
Я описую процес прояснення та організації, що вас справді цікавить, а щоб почати втілення цієї системи, зосереджуся на загальному наборі популярних питань, для яких контрольні списки часто є найкращим рішенням.
Часто, працюючи з людьми, які воліють з’ясувати свої інтереси, виринають речі на зразок:
• регулярніше робити зарядку;
• проводити більше часу з дітьми;
• поліпшити упереджувальне планування для мого відділу;
• підтримувати в команді здорову атмосферу;
• забезпечити нашу відповідність корпоративній стратегії;
• виставляти рахунки клієнтам на сучасному рівні;
• пильніше зосередитися на моїх духовних практиках;
• приділяти більше уваги індивідуальним цілям моїх штатних працівників;
• зберігати свою мотивацію до роботи;
• продовжувати поточні наради та вдосконалення з участю ключових працівників моєї компанії.
Як слід діяти з цими «непевними» різновидами внутрішніх зобов’язань і ділянками для уваги?
Здебільшого для таких справ існує проект та/або дія, щодо якої треба визначитися. «Регулярніше робити зарядку» в реальності означає для багатьох людей «Скласти програму регулярної зарядки» (проект) і «Зателефонувати Саллі з пропозицією щодо спортивних залів і персональних тренерів» (реальний дієвий крок). У таких випадках внутрішні проекти та дії все одно треба прояснити й організувати в персональну систему. Або: «Підтримувати в команді здорову атмосферу» має стати проектом («Вивчити процес організації групової роботи для мого відділу») з конкретним дієвим кроком («Написати електронного листа нашому директорові з кадрових питань, щоб отримати її пропозиції стосовно такої можливості»).
Але існують певні справи, які не зовсім вписуються в цю категорію, і часто потрібні відповідні контрольні списки, щоб за них узятися.
Цілі на зразок «Підтримувати гарну фізичну форму» чи «Підтримувати мотивацію у моїй команді» можуть потребувати того, щоб їх вбудували у певний різновид контрольного списку, який регулярно переглядатиметься. На вашу психіку та вибір постійно впливають численні нашарування підсумків і стандартів, і знати, які вони на всіх різноманітних рівнях, — гарна ідея (крім того, таку звичку не так легко сформувати і підтримувати).
Вище я припускав, що є принаймні шість рівнів вашої «роботи», які можна визначити, і кожен з них заслуговує на власне визнання та поцінування. Повний перелік усього, що для вас важливо і чому ви приділяєте увагу на кожному з цих рівнів, склав би величезний контрольний список. Він міг би охоплювати:
• Кар’єрні цілі
• Сервіс
• Родину
• Стосунки
• Громадські справи
• Здоров’я
• Фінансові ресурси
• Творче самовираження
А тоді, спустившись на рівень нижче в межах вашої роботи, ви потребуватимете певних нагадувань про ключові ділянки особистої відповідальності, відповідальності вашого персоналу, цінностей тощо. Список таких речей міг би містити пункти на зразок:
• Атмосфера в команді
• Робочі процеси
• Графік
• Кадрові питання
• Робоче навантаження
• Спілкування
• Технології
Усі ці пункти в свою чергу можуть входити до списків у вашій персональній системі як нагадування про те, щоб тримати корабель за курсом і в стабільному стані. Часто цінність цього в тому, щоби просто підтверджувати: на певній ділянці робота налагоджена добре; нічого не варто додавати чи змінювати. Але знати про них корисно для вашого спокійного зосередження.
Ступінь, до якого кожен з нас потребує підтримки контрольних списків та зовнішнього контролю, прямо залежить від того, наскільки добре ми знаємо ділянку роботи, за яку відповідаємо. Якщо свою роботу ви виконуєте вже протягом тривалого часу і ніщо вас не змушує в цьому занятті змінюватися, вам, імовірно, потрібна мінімальна зовнішня персональна організація, щоби залишатися на крейсерській швидкості. Ви знаєте, коли певні події мають статися, і як зробити так, щоб вони сталися, і ваша система в цілковитому порядку. Ви могли би впоратися з нею уві сні. Але часто буває інакше.
Чи траплялося, що вам треба було пройти певну процедуру, щоб керувати конкретним різновидом фінансової угоди, зареєструватися й обновити комп’ютерну програму, чи навіть зробити кілька необхідних кроків, аби перевірити стан справ на дачі вашого друга, — і ви питали себе: «Хвилиночку, а як мені тепер чинити?» У кожній з цих ситуацій вам потрібен контрольний список. Я надзвичайно безграмотний у питаннях комп’ютерів і програмного забезпечення, і завжди, коли отримую інструкції від наших IT-працівників, як усунути періодичний глюк, мені легко себе переконати, що я запам’ятаю все те, що вони мені скажуть. Я навчився (часто доволі важким шляхом) створювати для них контрольні списки.
Часто буває корисно скласти певний контрольний список, щоби краще зосереджуватися, поки робота, яку виконуєте, не стане для вас звичнішою. Якщо ваш генеральний директор, скажімо, раптом зникла і вам негайно довелося її заступати, тоді знадобився би певний план на деякий час, щоби переконатися, що ви впоралися з усіма найважливішими аспектами роботи. І якщо вас щойно найняли на нову посаду, з новими обов’язками, незвичними для вас, вам знадобиться схема контролю та структури, принаймні на перші кілька місяців. Ми у своїй компанії застосували нову організаційну структуру та робочу систему і користуємося багатьма важливими контрольними списками, щоби втілювати робочі практики, поки ці навички не стануть автоматичними.
Контрольні списки можуть бути вельми корисними, щоб ви знали, про що вам не слід турбуватися.
Часом я мав складати список ділянок, над якими тимчасово треба було попрацювати, поки справи не владнаються. Наприклад, коли ми з дружиною вирішили створити абсолютно нову структуру для бізнесу, який вели протягом багатьох років, я взяв на себе те, чим досі не займався, — бухгалтерський облік, комп’ютери, маркетинг, юриспруденція й управління. Кілька місяців я тримав список цих обов’язків перед собою, щоб упевнитися, що ніде не лишив прогалин і впорався з переходом якомога краще. Після того як бізнес почав регулюватися певною мірою автоматично, цей список уже не знадобився.
Не бійтеся створювати будь-які контрольні списки, коли вам це спадає на думку. Можливості тут безмежні — від «Головні цінності в житті» до «Що треба взяти в похід» чи «Можливі подарунки на день народження». Створення списків за потребою — одна з найкорисніших і водночас найпростіших процедур, які ви можете опанувати.
Щоби підігріти вашу творчу уяву, наведу перелік деяких пунктів з контрольних списків, які я бачив і писав роками:
• робочі ділянки (ключові обов’язки);
• режим вправ (програми для зміцнення м’язів);
• контрольний список для подорожі (все, що треба зібрати або завершити перед мандрівкою);
• щотижневий перегляд (усе, що слід переглядати і/або поновлювати щотижня);
• компоненти програми з тренінгу (все, про що потрібно подбати, коли влаштовуєш захід);
• ключові клієнти;
• люди, з якими спілкуєшся по роботі;
• діяльність наприкінці року (всі дії, коли на певний час припиняєш роботу);