Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу
- Автор: Аллен Дэвид
- Год: 2018
- Язык: украинский
- ISBN: 978-617-7535-61-3
- Переводчик: К. Козачук
- Жанр: Прочее научное
Электронная книга - «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». Краткое содержание книги:
Книга розрахована на широку читацьку аудиторію, але насамперед зацікавить тих читачів, які потерпають від надмірного навантаження на роботі.
Каталізатори рішень. Інколи буває, що вам треба ухвалити важливе рішення, але ви не можете (чи не хочете) зробити це одразу. Нормально в межах власного процесу самоврядування, якщо ви дійшли висновку, що потрібна вам додаткова інформація має надійти радше з внутрішнього джерела, ніж із зовнішнього (наприклад, вам слід відкласти вирішення питання до наступного ранку), або ж є вагома причина відтермінувати рішення до відповідального моменту (вважаючи всі чинники актуальними, поки ви не визначитесь, куди рухатися далі). Але щоб перейти на рівень впевненості у не ухваленні рішення, краще закинути «страхувальну сітку», якій ви можете довіряти, щоб зосередитися на питанні в майбутньому. Нагадування в календарі може слугувати такій меті.[27]
Деякі типові ділянки ухвалення рішень у цій категорії охоплюють:
• прийняття на роботу/звільнення;
• злиття/придбання/продаж/складання повноважень;
• зміни в роботі/кар’єрі;
• переспрямування потенційної стратегії.
Цілком нормально ухвалювати рішення нічого не вирішувати — якщо у вас є система ухвалення рішень про неухвалення рішень.
Я знаю, що це надто велика тема, щоби присвячувати їй так мало місця, але спитайте себе: «Чи є якесь серйозне рішення, для якого мені варто записати нагадування на майбутнє?» Якщо є, зафіксуйте у своєму календарі нагадування, щоб згодом повернутися до питання.
Один із найкращих способів керувати неактивними записами, які, можливо, потребуватимуть реакції в майбутньому, — це папка «Фіксовані нагадування»[28]. Тривимірна версія календаря в оригінальному варіанті уможливлює утримування фізичних нагадувань про речі, які ви хочете бачити або пам’ятати — не зараз, але в майбутньому. Це може бути надзвичайно функціональним інструментом, який дає змогу налагодити власний поштовий сервіс і «надсилати» речі самому собі для отримання у визначену дату в майбутньому. Я вже роками використовую папку «Фіксовані нагадування». Попри те, що розвиток технологій сприяв легшому переходу таких нагадувань у цифровий формат у програмному забезпеченні та на мобільних пристроях, можливо, багатьма речами вам простіше керувати у низькотехнологічному стилі. Сподівання на переваги цифрового керування такими речами постійно зростають, але в моїй персональній системі залишається багато речей, якими значно ефективніше керувати за допомогою фізичних предметів як нагадувань.
Власне, папка «Фіксовані нагадування» — це проста система на зразок папки з файлами, яка дає змогу класифікувати паперові документи та інші фізичні нагадування в такий спосіб, щоб те, що волієте побачити на певну дату в майбутньому, «автоматично» з’явилося саме того дня у вашій категорії «Вхідне».
Якщо у вас є секретар чи помічник, ви можете довірити принаймні частину цього завдання йому за умови, що він має певну робочу версію цієї чи подібної системи. Ось типові приклади:
• «Вручіть мені цей порядок денний вранці того дня, коли в мене буде нарада».
• «Віддайте мені це знову в понеділок для обмірковування, бо це стосується нашої наради директорів у середу».
• «Нагадайте мені про подорож до Гонконгу за два тижні перед нею, і ми сплануємо організаційну роботу».
Потім щодня впродовж робочого тижня папка на цей день витягується і переглядається.
Навіть якщо ви працюєте як фахівець високого класу і можете (чи маєте) відправляти матеріали в утиль, щоб зберігати їх у потрібній вам кількості, рекомендую, за можливості, вбудувати це у ваш стиль життя, коли ви налаштували власну функцію папки «Фіксовані нагадування».
Я використовую таку папку для керування документами для подорожей, які слід здійснити конкретного дня, нагадування про дні народження та особливі заходи, що наближаються (в моєму цифровому календарі це зайняло б забагато візуального простору), роздруківки цікавих речей, які зможу почитати, коли матиму більше часу, тощо.
Найважливіше: папка «Фіксовані нагадування» потребує лише однієї секунди нових дій на день, щоб вона працювала, і має значно більшу окупність, ніж у неї було вкладено. Вона виконує унікальну функцію — рішення нічого не вирішувати до певного моменту.
Налаштування папки «Фіксовані нагадування». Якщо ви заводите таку папку у фізичній системі, вам потрібні сорок три папки — тридцять одна з номерами від 1 до 31 і ще дванадцять, названі за місяцями року. Файли на день підшиваються спереду, починаючи з файла на завтра (якщо сьогодні 5 жовтня, то наступний файл — «6 жовтня»). Наступні файли на день позначають решту днів місяця (від 6-го до 31-го). За файлом «31» іде файл з назвою наступного місяця («листопад»), а за ним — файли на день від 1-го числа до 5-го. Потім у переліку решта файлів із назвами місяців (від грудня до наступного жовтня). Кожен наступний файл на день вивільняється щодня до вашої вхідної інформації, і так папка поповнюється позаду денного переліку (тоді замість 6 жовтня додається 6 листопада). У такий самий спосіб, коли наступний файл місяця виходить наперед (31 жовтня, після того, як вивільнився файл на день, наступним буде файл «листопад» із файлами на день за ним, пронумерованими від 1 до 31), він вивільняється до вхідної інформації та підшивається наприкінці файлів із назвами місяців, щоби стати листопадом наступного року. Це вічна папка — в тому сенсі, що в будь-який момент вона містить файли на наступні тридцять один день і дванадцять місяців.
Велика перевага використання папок з файлами у системі «Фіксовані нагадування» в тому, що вони уможливлюють зберігання активних документів (наприклад, анкета, яку слід заповнити до конкретного дня, порядок денний для наради, який треба переглянути такого-то дня, чек, що його потрібно оплатити до певного дня, і т. д.).
Щоби система працювала, її слід щодня перевіряти і поновлювати. Якщо ви забудете вивільнити файл на день, втратите довіру до системи щодо поводження з важливими даними, і вам доведеться керувати цими речами в інший спосіб. Якщо ви на певний час полишаєте місто (або не матимете доступу до папки на вихідних), вам слід перевірити файли на дні, протягом яких будете відсутні, перед тим, як поїдете.
Нагадування
Остання тема в персональній системі організації, яка заслуговує на певну увагу, — це підтримання контрольних списків, цих «рецептів потенційних інгредієнтів» для проектів, робочих процесів і процедур, заходів і цінних сегментів, зацікавлень та обов’язків. Власне, всі списки чи категорії нагадувань, які ми вже обговорили, є контрольними списками: вони виконують функцію постачання речей для перевірки чи перегляду, щоб упевнитися, що ви нічого не проґавили на тій чи тій ділянці. Однак більш поширена ідея контрольних списків — це перелік змісту за певними темами, процедурами чи конкретною сферою діяльності, щоб використовувати список або в певний момент, або коли ви зайняті певною справою. Це може варіювати від масштабних ділянок, що потребують уваги у вашій роботі чи вашому житті, до детальних інструкцій про те, як завантажувати світлини на веб-сайт.
Багато років тому Альфред Норт Вайтхед сформулював незаперечне спостереження: «Цивілізація просувається вперед, коли зростає кількість важливих дій, які ми можемо виконати, не думаючи про них». Контрольні списки надають мікроверсію цього макроспостереження: завжди, коли ви маєте думати про щось — щоб освіжити погляд («Наприкінці кожного календарного року я хочу/мені треба...»), або з огляду на особливу ситуацію, яка потребує більше деталей, аніж ви можете їх легко згадати («Перед тим, як проведу семінар, мені треба...»), вам варто доручити цю роботу вашій «зовнішній свідомості» — системі керування, яка зберігає деталі, необхідні для залучення у відповідний момент.[29]
Існує безмежна кількість потенційних контрольних списків, які дають змогу спокійніше контролювати різні ситуації в житті та на роботі. Якщо ви звертаєтеся до рецептів у кулінарній книзі, щоби приготувати особливу страву, то використовуєте контрольний список для підвищення своєї зосередженості й продуктивності. Якщо адміністрація доручила вам запропонувати три ключові ініціативи чи проаналізувати підсумки року, перегляд матеріалів перед нарадою директорів буде прикладом використання контрольного списку.
27
Якщо ви користуєтесь календарем, доступним групі осіб, вам вочевидь треба відокремлювати один від одного різновиди нагадувань. Цифрові календарі зазвичай мають функції «приватної» категоризації, їх можна використовувати для записів, які ви хотіли би приховати від сторонніх очей.
28
Її також називають «Призупинене», «Перенесене», «Безтермінове» або «Календарний контроль».
29
Переконливу демонстрацію цієї функції та її цінності (і наслідків нехтування нею!) знаходимо в книзі Атула Ґаванде «Чек-ліст. Як уникнути безглуздих помилок, які спричинюють фатальні наслідки» (The Checklist Manifesto: How to Get Things Right) (Metropolitan Books, 2009).