Первые шаги в lean

Как вы поймёте, что работа идёт в нужном направлении, не имея цели? Никак. На практике мне постоянно попадаются случаи выполнения какой-либо работы без цели. На вопрос «какова цель данной работы?», «какова цель применения этого метода?» часто слышится молчание.

Цель – это первое, что вы должны сформулировать, начиная любую деятельность. Не удовлетворяйтесь смятыми и невнятными формулировками или универсальным аргументом «потому, что надо». Сформулируйте и запишите на бумаге чёткую и понятную цель.

Цель должна быть понятна и известна не только вам, но и всем, кто связан с её достижением. Оцифруйте цель, помните, что она должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной во времени (SMART). Вырабатывайте привычку визуализировать сформулированные цели, после этого выполняемая работа по достижению этих целей уже не сможет отклониться от них. Когда цель станет известна и понятна всем, каждый, так или иначе, совершит свой вклад в её достижение.

Если вы руководитель, постарайтесь привить своим подчинённым привычку формулировать цель перед началом любой деятельности. Они должны уметь ответить на вопрос «в чём цель той или иной работы?» Это станет возможным, только если руководитель сам говорит о целях, формулирует их и задаёт соответствующие вопросы подчинённым.

Идеальный вариант применения правила – формулирование, запись и визуализация цели перед началом любой работы.

Планируйте результат (планы по PDCA)

Выше уже упоминалось о цикле PDCA и о необходимости планирования. Важность планирования в настоящее часто подчёркивается на страницах деловых журналов и сайтов. Тем не менее, отсутствие плана до начала выполнения каких-либо работ является достаточно распространённым явлением, в том числе и при внедрении lean.

Первые правило, которое необходимо применять при планировании и работе с планами – это их обязательная визуализация. Планы работ не должны храниться в ящике стола! Глядя на план должно быть понятно, что это «живой», рабочий документ. Любой человек, взглянув на план, должен суметь понять, выполняется ли работа в срок или существуют проблемы. Любой план как формальное отражение какой-либо деятельности должен быть структурирован в соответствии с циклом PDCA.

В переводе цикл PDCA означает «планируй (Plan), делай (Do), проверяй (Check), воздействуй, внедряй (Act)». Данный цикл описывает правильную последовательность реализации любого улучшения, объединяя её в четыре основных стадии.

Plan. На начальном этапе планирования мы идентифицируем проблему как таковую, описываем её, прорабатываем всю имеющуюся информацию. Либо (так как в большинстве случаев мы занимаемся улучшением, а не решением проблем) мы формулируем идею об улучшении чего-либо. Здесь же, на этапе планирования, собирается вся необходимая информация: измеримые данные, характеризующие проблему или улучшение, при помощи которых можно оценить степень эффективности выполнения работы (решена ли проблема и реализовано ли улучшение). Собирается информация о причинах проблемы (формулируются цели того или иного улучшения). Расставляются приоритеты для решения наиболее важных и влияющих на достижение цели задач. Разрабатывается план реализации улучшения (план решения проблемы).