Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу
- Автор: Аллен Дэвид
- Год: 2018
- Язык: украинский
- ISBN: 978-617-7535-61-3
- Переводчик: К. Козачук
- Жанр: Прочее научное
Электронная книга - «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». Краткое содержание книги:
Книга розрахована на широку читацьку аудиторію, але насамперед зацікавить тих читачів, які потерпають від надмірного навантаження на роботі.
Імовірно, ви могли б назвати прямо зараз кілька проектів, які слід чіткіше визначити щодо цілей, матеріалізувати та проконтролювати. Скажімо, у вас невдовзі важлива зустріч, і ви знаєте, що треба підготувати для цього порядок денний і матеріали. Або ж ви щойно дістали у спадок роботу з координації щорічної конференції наукового товариства і вам потрібно її організувати якомога швидше, щоби почати делегувати певні завдання. Або ж вам слід продумати плани на найближчі вихідні, які ви проведете з родиною. Якщо ви ще цього не зробили, хай наступною дією зараз буде та, з якої почнеться процес планування кожної з цих справ і внесення її до відповідного списку дій. Відтак продовжуйте планування.
Найпоширеніші різновиди дій, спрямованих на планування, — це ваш мозковий штурм та організація, влаштування зустрічей і збір інформації.
Мозковий штурм. Деякі з проектів, які привертають вашу увагу прямо зараз, потребують обдумування у довільній формі; це особливо стосується тих, щодо яких ви не знали напевно, якою буде наступна дія, коли ухвалювали рішення. Всі вони передбачатимуть таку наступну дію, як «накреслити ідеї щодо проекту X».
Вам треба вирішити, де і як ви хочете виконати цю дію, щоб знати, до якого списку її вписати. Як ви найкраще реалізуєте цей різновид обдумування — на комп’ютері чи запишете свої думки на папері? Я можу обрати щось середнє, залежно від того, що мені підказує інтуїція. Для мене ця наступна дія піде або до списку «За комп’ютером», або до списку «Будь-де», адже я можу накреслювати асоціативні карти чи робити швидкі записи в будь-якому місці, якщо маю ручку й аркуш паперу.
Організація. У вас можуть бути проекти, для яких ви вже зібрали записи та супровідні матеріали, треба лишень розсортувати їх та структурувати. В цьому випадку вашою наступною дією вірогідно буде «Організувати нотатки з проекту X». Якщо для цього вам потрібно бути в офісі (бо саме там ці нотатки), така дія піде до списку «В офісі». Якщо ж нотатки з проекту ви носите з собою у папці чи на цифровому пристрої, тоді дія «Організувати...» вноситься до списку «Будь-де» (коли ви це робите вручну) чи «За комп’ютером» (якщо використовуєте текстовий процесор чи програму для схем, презентацій, асоціативних карт чи програми для проектного планування).
Одна з найбільших перепон для організаційної (і сімейної) продуктивності — брак чийогось рішення про те, чи необхідно зустрітися і з ким, щоби справа просувалася далі.
Призначення зустрічі. Часто подальший прогрес у проекті залежить від зустрічі з людьми, яких ви воліли б залучити до мозкового штурму і/або ухвалення рішення. Це зазвичай означає надіслати електронного листа групі осіб або секретарю, щоб він визначив час, або зателефонувати головній у цій справі особі, щоби призначити день і час.
Збір інформації. Інколи наступним завданням в обдумуванні проекту є накопичення ширшої інформації. Можливо, вам треба поговорити з кимось («Зателефонувати Біллові, щоб почути його думки про зустріч менеджерів»). Або вам слід продивитися файли, які ви щойно отримали після минулорічної конференції («Переглянути файли з попередньої конференції наукового товариства»). Або ж ви хочете зазирнути в інтернет, щоб мати уявлення про поточні події «у світі» навколо нової теми, яку опрацьовуєте («Подивитися щодо фондів фінансування стипендій у коледжах»).
Не губіть жодної ідеї щодо проектів, які можуть виявитися потенційно корисними. Багато разів у житті ви будете думати про щось, і коли ви опиняєтеся у місці, яке зовсім не стосується проекту, неочікувано з’являється цікава ідея щодо нього. Скажімо, ви їдете до крамниці і раптом придумали крутий спосіб розпочати наступні збори трудового колективу. Чи ви на кухні розмішуєте соус для спагеті і тут вам спало на думку, що, можливо, варто роздати гарні сумки учасникам майбутньої конференції. Або ви дивитеся вечірній випуск новин і раптом згадали про ще одну особу, яку бажаєте запросити до консультативної наради.
Якщо це не конкретні наступні дії у ваших списках дій, вам слід зафіксувати й організувати ці думки у відповідному місці. Звісно, найважливіші прилади для того, щоб у вашій системі збору інформації нічого не загубилося, — це кошик вхідної інформації, ручка й папір, або ж смартфон. Слід притримати там усі ваші ідеї до моменту, коли ви вирішите, як з ними бути далі.
Знаряддя та структури для підтримки обдумування проектів
Незалежно від того, на якому рівні проекту з’являються ідеї, добре мати завжди під рукою гарні знаряддя для їхньої фіксації. Коли ви їх зафіксували, організуйте доступ до них у будь-який потрібний момент.
Один з великих секретів того, як отримати ідеї та підвищити продуктивність, — це використання феномену «функція іде за формою» — гарні знаряддя можуть стимулювати продуктивне мислення. (Я, наприклад, «спіймав» деякі з моїх найпродуктивніших ідей, коли просто досліджував нову комп’ютерну програму, яка уможливлювала цікаво або дотепно створювати й фіксувати дані.)
Удача впливає на все. Хай ваш гачок завжди буде у воді; риба до нього може приплисти тоді, коли ви найменше цього очікуєте.